Em maio de 2024, o Rio Grande do Sul enfrentou a maior tragédia climática de sua história. Chuvas torrenciais provocaram o colapso de rios, o alagamento de cidades inteiras e deixaram mais de 650 mil pessoas desalojadas. Com mais de 460 municípios em estado de calamidade, o Governo do Estado instaurou o Gabinete de Crise, reunindo lideranças públicas e privadas para conduzir uma operação sem precedentes.
Essa mobilização deu origem àquela que foi reconhecida como a maior operação logística da história do Rio Grande do Sul — conforme registrado na homenagem pública prestada pelo SETCERGS aos membros do comitê de transporte e logística.
No epicentro logístico da crise, montado na antiga sede da CEEE, agora chamada de CAC (centro administrativo de contingência), uma força-tarefa se formou. Defesa Civil, Polícia Civil, Exército, Brigada Militar, membros do poder público, voluntários e iniciativa privada — representada por SETCERGS, Dinon Transportes, Valora Advisors, Goldratt Consulting South America, Master Logística da Saúde, Apisul e Latromi — uniram esforços para estruturar a resposta. Foi nesse contexto, que a Latromi foi chamada, por indicação direta de Marcelo Dinon, CEO da Dinon Transportes.
O desafio não estava apenas em conhecer os obstáculos, mas em saber como superá-los e em querer fazê-los no meio do emaranhado de regras que eram colocadas no caminho das soluções, com o cronômetro aberto e o tempo em nosso desfavor.
O apoio da Latromi foi fundamental, trouxe agilidade, controle e padronização de um processo criado do zero e implementado em apenas 48 horas.
— Marcelo Dinon, CEO da Dinon Transportes
Em 8 de maio, a equipe da Latromi se integrou ao Comitê de Transporte e Logística do Gabinete de Crise do Governo do Estado. No mesmo dia, iniciou a configuração da infraestrutura em nuvem. Ao fim do quarto dia, o sistema completo de registro das doações já estava no ar, sendo operado por um call center da Claro. A aplicação, desenvolvida em tempo recorde, passou a ser o elo digital entre as doações e as necessidades dos municípios.
Ao longo de 16 dias, os sócios da Latromi, Daniel Giacomelli e Thiago Cascaes, se dedicaram em tempo integral a construir o sistema de gestão que iria trazer mais eficiência, transparência e agilidade à crise. A tecnologia low-code aplicada, aliada aos esforços do comitê como um todo, garantiram o sucesso da operação.
A solução desenvolvida foi dividida em quatro módulos principais, cada um com foco em resolver desafios reais identificados no dia a dia da operação.
Antes da implantação do sistema, as doações chegavam sem controle. O fluxo de informações era desordenado, sem previsibilidade do que estava a caminho. O telefone e o WhatsApp da Defesa Civil estadual não davam conta da demanda.
Como resposta emergencial, foi criado um canal exclusivo para registro de doações acima de uma tonelada, operacionalizado pela Claro, com o objetivo de organizar o fluxo de entrada e garantir que as doações chegassem a quem mais precisava.
A matéria oficial publicada no portal do Governo do Estado destacou que, para garantir a rastreabilidade e previsibilidade dos donativos recebidos, a Latromi desenvolveu o sistema de gestão que permitiria uma visibilidade em tempo real das ofertas recebidas.
Com o módulo de Ofertas, o call center passou a registrar as grandes doações em um banco de dados estruturado e confiável, com identificação do doador, dados para contato, local de origem, detalhamento dos donativos, data prevista para o envio e geração de protocolo para rastreabilidade. Além disso, o sistema facilitava a abordagem do operador, com um layout personalizado que guiava o fluxo da ligação, trazendo insights em tempo real sobre as urgências do momento, direcionando as doações para as principais necessidades dos municípios.
Novos desafios eram solucionados logo que surgiam, como por exemplo: o registro de interações com os doadores, um FAQ para operadores e a interface para a equipe de retaguarda adicionar informações complementares, como dados da transportadora e data de envio.
Assim conseguimos prever volumes, planejar recebimentos e dar visibilidade aos dados gerados através das doações.
As necessidades dos municípios chegavam a todo instante e não havia uma estrutura preparada para gerenciar toda essa demanda. O comitê de transporte e logística, rapidamente implementou dois formulários do Google para organizar o processo: um para o município registrar a demanda para a Defesa Civil estadual, e outro para a expedição registrar os materiais enviados aos municípios. Dessa forma, já havia o mínimo de organização, mas ainda assim, a operação enfrentava os problemas clássicos do uso de planilhas: duplicidades, informações não validadas ou incompletas, ausência de mecanismos de segurança, dificuldade em relacionar as demandas com as ofertas e falta de visibilidade dos dados.
O novo módulo introduziu um sistema autenticado, onde apenas representantes autorizados poderiam registrar pedidos. A solicitação incluía identificação do solicitante, dados do responsável, endereço de entrega, detalhamento dos materiais e quantidades, observações e impressão de guia oficial usada pela expedição.
O sistema também contava com uma rotina de cancelamento de demandas, onde tanto o operador da retaguarda quanto o próprio solicitante poderiam justificar o motivo. Isso otimizou a comunicação entre as partes e colaborou para evitar desperdícios, já que o autor do pedido poderia registrar voluntariamente que havia suprido a sua necessidade através de outros meios, permitindo que os donativos fossem direcionados a outras demandas.
Durante o trabalho realizado com a Latromi junto ao Centro Estadual de Distribuição da Defesa Civil, em Porto Alegre/RS, pude acompanhar a eficiência, dedicação, comprometimento e solidariedade dos envolvidos.
Em um momento tão difícil, a Latromi deixou de lado seus projetos particulares para se dedicar ao Estado e à comunidade, desenvolvendo um sistema logístico de monitoramento, acompanhamento e entrega de ofertas e demandas de alimentos e itens essenciais à sobrevivência das pessoas desabrigadas e desalojadas.
— Delegada Marcela Smolenaars (diretora adjunta da divisão de planejamento e coordenação da chefia de Polícia)
Além da necessidade de trazer mais eficiência e segurança aos pedidos dos municípios, era necessário fazer a digitalização do processo de aprovação e atendimento dessas demandas, etapas fundamentais para evitar abusos e garantir a equidade na distribuição de donativos, mas que acabavam muitas vezes não recebendo o devido cuidado em função da agilidade necessária para atuar em meio ao caos instaurado.
Este módulo complementar à rotina das demandas permitiu aprovações por hierarquia: as unidades regionais e estaduais da Defesa Civil, o DACA (Divisão de Assistência às Comunidades Atingidas) e até mesmo outras entidades poderiam compor um sistema hierárquico de autorizações parciais ou totais dos materiais, garantindo transparência, responsabilidade e rastreamento das liberações.
Antes da implantação do sistema de portaria, não havia qualquer controle estruturado sobre a entrada e saída de caminhões no pátio do CD da Defesa Civil. Caminhões chegavam e partiam sem registro de todas as informações, o que dificultava a rastreabilidade das cargas, gerava riscos operacionais e impedia a coordenação efetiva da logística de expedição.
O novo módulo permitiu que a portaria registrasse pelo smartphone a entrada e saída dos veículos, colhendo informações como dados do motorista, informações da carga e nome da transportadora. Informações úteis para a otimização da logística também eram coletadas, como carga paletizada (sim, não ou parcial) e dados da nota fiscal. Isso deu ao comitê uma visão clara do que acontecia no pátio logístico e ajudou a eliminar gargalos no recebimento e expedição.
Com o cenário se estabilizando nas semanas seguintes, o desenvolvimento do módulo de planejamento logístico foi suspenso. A proposta incluía controle de estoque em tempo real, roteirização e otimização de carregamentos com múltiplas rotas.
➤ Sistema completo e funcional com quatro módulos em operação.
➤ Substituição de processos manuais por sistema online, auditável e rastreável.
➤ Padronização dos fluxos de entrada, aprovação e entrega de donativos.
➤ Registro digital de portaria, trazendo visibilidade e controle para o pátio logístico.
➤ Base de dados confiável e unificada com dashboards para acompanhamento em tempo real.
➤ 999,82 toneladas de donativos foram registrados pelo módulo de doações.
➤ 3.353,45 toneladas de materiais foram enviados aos municípios atingidos através do módulo de demandas.
➤ 365 veículos passaram pelo módulo de controle de portaria operado por smartphones.
A Latromi Tecnologia, com agilidade e assertividade impressionantes, desenvolveu soluções essenciais para a coordenação e operacionalização das ações em curso, com destaque para o call center, que conectava pessoas dispostas a ajudar com a central de recebimento de doações. Sem dúvida, aquelas entregas foram fundamentais para o sucesso da missão.
— Coronel Rafael de Abreu Faria, Exército Brasileiro (reserva)
Ninguém estava preparado para lidar com a tragédia que assolou o RS em Maio de 2024. Mudanças de cenário repentinas exigem a capacidade de oferecer uma resposta rápida aos desafios encontrados.
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